智能訪客系統不同于傳統訪客管理，在訪客登記、訪客來訪提前預約、訪客身份核驗、訪客通行權限管理及數據保存查詢方面具有無可比擬的優勢，智能訪客系統不僅可以改善訪客體驗，還可以達到降低成本、提高效率的目的，應用在寫字樓、工業區、工廠、小區、學校等人員出入管理場合，具有非常大的優勢，越來越多的出入口人員管理場合把智能訪客系統作為人員進出管理的首選工具。
一般智能訪客系統具有訪客預約、訪客邀約、訪客信息審批、訪客現場快速登記、身份真實性核驗、通行權限管理、數據實時保存、數據查詢及統計等基本功能，可以滿足大部分的出入口人員管理的場合。
預約訪客有兩種方式：
（1）訪客通過微信官方賬號、APP、小程序進入智能訪客預約系統，填寫相關信息和訪客信息，即可提交訪客申請。被訪人收到信息后，決定是否同意訪客來訪。如果同意，訪客的手機會生成通行二維碼憑證。訪客預約成功后，無需前臺登記，即可直接進出相應的辦公樓。
（2）受訪者/業主可以在相應的平臺上填寫訪客信息。提交信息后，訪客會在相應的手機上收到邀請短信，訪客可以通過短信收到的二維碼憑證進出寫字樓。
訪客現場登記：
如果訪客沒有任何預約，他們需要前臺到達前臺后，在訪客機上登記，訪客機與訪客系統配合使用，可以提高訪客登記及身份核驗的效率，訪客機采用雙屏設計可實現人證比對、身份證授權、通行二維碼生成、紙質二維碼打印等功能。
身份真實性核驗：
身份真實性核驗可通過訪客機上的二代身份證閱讀器讀取身份證人臉信息與實際訪客的人臉信息進行比對，確保訪客出示信息的準確性，也可連接可信的第三方數據庫，通過訪客身份號碼獲取訪客信息進行比對，確保訪客身份的真實。
通行權限管理：
智能訪客系統可設置多種角色，可為不同的人員分配到對應的角色組中，方便同意管理，同時給他們分配通行權限，比如訪客可以通過公司大門，但是無法通過研發部的門禁，有效確保區域內的安全管理。
全面快捷的信息記錄：
支持文件的導入導出功能，訪客登記自動錄入，無需手寫；登記資料真實準確，電腦自動處理，不會出現字跡不清，來訪者照片自動抓拍，便于通道管理；操作流程簡單，軟件系統人性化設計，界面友好，操作人員可以輕松掌握；同時為來訪客人提供完善的服務。對于訪客登記，使用快速有效的身份證登記只需十幾秒鐘即可完成所有登記工作；在保證訪客身份和照片數據完整準確的同時，高效地讓訪客受到尊重；
智能訪客系統作為先進的生產工具，可以為寫字樓、政府機關、企事業單位、學校、工廠等帶來更高效的管理，讓訪客有一個高效、快捷、舒適的體驗。同時，企業可以降低人工成本，提供更加高效的訪客管理，在提高企業科技化形象的同時，給訪客更好的來訪服務。
